/

Du är här:

Om personuppgifter

Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller inom hela EU och bestämmer hur offentliga myndigheter och företag ska behandla personuppgifter.

En personuppgift är information som går att koppla till en person. Det kan vara ett namn men det kan också vara information som i kombination med andra data gör det möjligt att identifiera en person.

Följande är exempel på personuppgifter:

Haparanda stad samlar in och lagrar information när du exempelvis skickar in en ansökan eller gör en anmälan. I samband med att du gör din ansökan/anmälan framgår det hur dina personuppgifter behandlas.

Begreppet "behandling av personuppgifter" omfattar alla olika åtgärder, det vill säga insamling, hantering, lagring, delning, tillgång, användning, överföring och radering.

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Haparanda stad behandlar personuppgifter när det måste göras enligt gällande lagstiftning inom våra olika verksamhetsområden eller när det behövs för att utföra den uppgift som avses (exempelvis för att kunna ge dig bättre service). I samband med insamlingen informeras du om varför vi behandlar dina personuppgifter, vilken rättslig grund som finns och hur länge vi kommer att ha dem kvar.

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Det finns sex rättsliga grunder för behandling av personuppgifter. De vanligaste grunderna för oss som kommun är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse samt rättslig förpliktelse. I vissa fall förekommer även samtycke.

Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse

Vi måste behandla personuppgifter för att kunna utföra myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Det kan gälla en ansökan om bygglov, barnomsorgsplats eller föreningsbidrag, eller att du ställer en fråga som du vill få svar på. Dataskyddsförordningen artikel 6.1e.

Rättslig förpliktelse

Det finns lagar eller regler som gör att vi måste behandla vissa personuppgifter i vår verksamhet. Dataskyddsförordningen artikel 6.1c.

Samtycke

Du har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen genom att ge ditt samtycke. När det krävs samtycke lämnar du det vid varje enskild tjänst där det är aktuellt. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Dataskyddsförordningen artikel 6.1a.

Ansvar inom Haparanda kommun

De olika nämnderna i Haparanda kommun är personuppgiftsansvariga och ytterst ansvariga för att uppgifterna behandlas på ett korrekt sätt. Du har bland annat rätt att:

  • Få information om att personuppgifterna registreras och hanteras.
  • Begära ett utdrag på all hantering av dina uppgifter.
  • Få felaktiga uppgifter rättade.
  • Få uppgifter raderade (gäller endast i de fall där den rättsliga grunden är samtycke).

För dig som är anställd i kommunen

Dina personuppgifter behandlas för att kommunen ska kunna fullfölja sitt ansvar som arbetsgivare samt erbjuda personalförmåner. Kommunstyrelsen är personuppgifts­ansvarig och behandlingen grundar sig på artikel 6 i dataskydds­förordningen.

Period för lagring av personuppgifter

Personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar. Personuppgifter av ringa eller tillfällig betydelse raderas då de inte längre är aktuella enligt gällande gallringsbeslut för Haparanda stad.

Offentlighetsprincipen

Haparandas stad omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär bland annat att meddelanden som skickas till staden normalt blir allmänna handlingar. Staden är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar, efter sekretessprövning. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan innebära begränsningar i vissa av den registrerades rättigheter.

Anmäl ändringar

Namnen i personregistret ska överensstämma med folkbokföringens uppgifter. Meddela adressändring snarast till förskolan eller skolan när du eller ditt barn byter adress. Vill du ändra stavningen på namnet eller byta namn måste du först göra en anmälan hos Skattemyndigheten.

Dina rättigheter

Haparanda stad arbetar för att hålla dina personuppgifter korrekta, fullständiga, skyddade och uppdaterade. Du har rätt till rättelse av ofullständiga eller felaktiga personuppgifter.

Det varierar från fall till fall hur uppgifter hålls uppdaterade. Exempelvis kan den registrerade uppdatera vissa uppgifter själv via olika system medan andra uppgifter hanteras av Haparanda stad eller hämtas in från andra myndigheter.

Du har rätt att:

  • Begära tillgång till dina personuppgifter
  • Begära rättelse eller radering eller begränsning av behandling, av dina personuppgifter
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter
  • Begära dataportabilitet
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

Önskar du information om vilka av dina personuppgifter som behandlas av Haparanda stad, fyll i blanketten begäran om registerutdrag och skicka till oss.

Begäran om registerutdrag (pdf) Pdf, 161.8 kB.
Begäran om registerutdrag för barn (pdf) Pdf, 180.7 kB.

  1. Fyll i blanketten för begäran om registerutdrag.
  2. Mejla eller posta blanketten till oss.

kommunen@haparanda.se
Haparanda stad, 953 85 Haparanda

På integritetsskyddsmyndigheten webbplats kan du läsa om dina rättigheter när det handlar om dina personuppgifter. Länk till annan webbplats.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet ju systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Twitter, för att komma i kontakt med Haparanda stad, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till en organisation utanför kommunen (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig eller sekretesskyddad information till oss via sociala medier.

Personuppgiftsansvarig

Det är nämnden eller styrelsen i den förvaltning eller det bolag i kommunen som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta Haparanda stads reception, se kontaktuppgifter nederst på den här sidan.

Dataskyddsombud

I Haparanda stad arbetar ett dataskyddsombud med att ge råd till verksamheterna och se till att reglerna om personuppgiftsbehandling följs. Ombudet finns även till för frågor från privatpersoner och IMY som är tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor.

Du når dataskyddsombudet på e-post: dataskyddsombud@haparanda.se

Mer om dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen, DSF (GDPR) är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i dataskyddsförordningen, DSF eller annan lag.

Läs mer om dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt aspekten kring delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. Om vi behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Lämna klagomål på personuppgiftshantering

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda kommuns dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

Haparandas stads använder sociala medier för att kommunicera med stadens invånare. När du besöker stadens sociala medier hanteras dina personuppgifter på olika sätt.

Denna informationstext rör Haparandas stads personuppgiftsbehandling när du exempelvis besöker, skriver till, gillar, delar eller följer de konton som heter Haparandas stad på Facebook, Instagram, och Linkedin. Samtliga dessa konton är offentliga och det betyder att alla användare på Facebook, Instagram och Linkedin (nedan kallade sociala medier) har möjlighet att läsa och följa vad som händer på kontona.

Dina personuppgifter skyddas av dataskyddsförordningen, även kallad GDPR. Vid behandling av personuppgifter värnar Haparandas stads om din personliga integritet genom att skydda dina personuppgifter. Denna text kommer att förklara på vilket sätt detta sker på de konton som heter Haparandas stad på sociala medier.

Information om hur Haparandas stad behandlar dina personuppgifter inom andra områden får du genom länken nedan.

Personuppgifter och dataskydd i Haparandas stad Länk till annan webbplats.

Varför behandlas personuppgifterna?

Haparandas stads behandlar dina personuppgifter på sociala medier för att informera om stadens verksamhet och svara på allmänna frågor från besökare av de konton som heter Haparandas stad på sociala medier.

Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse.

Vilka personuppgifter behandlas?

Dina personuppgifter behandlas när du interagerar med Haparandas stad på olika sätt genom att du exempelvis ser ett inlägg, skriver en kommentar, skickar ett meddelande, gillar ett inlägg, delar ett inlägg eller följer en sida.

Dessa interaktioner sparas som statistik. Statistiken tar Haparandas stads kommunstyrelse del av när den har blivit anonymiserad, vilket betyder att ingen enskild person kan identifieras. Personuppgifter som har gjorts anonyma på så sätt att den enskilda personen inte längre kan identifieras anses inte längre vara personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen.

Så delas personuppgifterna

Överföring av personuppgifter till tredje land

Inom GDPR används uttrycket tredje land. Tredje land syftar på en stat som inte ingår i Europiska unionen (EU) eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Ett besök på sociala medier innebär alltid att dina personuppgifter överförs till ett tredjeland utanför EU och EES.

Skyddsåtgärder

Haparandas stads har implementerat rutiner (organisatoriska skyddsåtgärder) och tagit fram denna information för att stärka skyddet för dina personuppgifter så långt det är möjligt. Det finns trots det integritetsrisker för dig som besöker de konton som Haparanda stad har på sociala medier.

Integritetsriskerna består främst i att möjligheten att utöva kontroll över personuppgiftsbehandlingen av dina personuppgifter är begränsad, efter att du lämnat en reaktion eller kommentar på stadens inlägg.

De konton som Haparanda stad administrerar på sociala medier är offentliga och det betyder att alla användare på sociala medier har möjlighet att läsa och följa vad som händer på kontona. Om du lämnar en reaktion eller en kommentar på stadens inlägg har alla användare på sociala medier möjlighet att se det.

Det är möjligt att dela Haparandas stads inlägg på sociala medier. I sådant fall har Haparandas stad inte kontroll vad som skrivs i delningen, och kan inte heller ändra eller radera i en delning. Haparandas stad rekommenderar därför att du inte skickar personuppgifter till Haparandas stad via reaktioner, delningar eller kommentarer på stadens inlägg.

Så lagras dina personuppgifter

Haparandas stad iakttar principen om lagringsminimering, vilket innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna sparas som allmänna handlingar.

Facebook, Instagram och Linkedin lagrar också dina personuppgifter på olika sätt. Haparandas stad har ingen kontroll över hur dessa företag lagrar dina uppgifter.

Den registrerades rättigheter

Du har rätt att vända dig till Haparandas stad för att få tillgång till dina personuppgifter, för att begära rättelse, radering och överföring av personuppgifter eller begränsning av behandling och för att invända mot behandling. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och arkivregler kan innebära begränsningar i vissa av dina rättigheter.

Kontakt och synpunkter

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda kommuns dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

När du söker jobb via Haparandas stad behandlas dina personuppgifter i en rekryteringsprocess. I processen använder Haparandas stad Varbi AB:s rekryteringsverktyg.

Rekryteringsverktyget är ett kontaktnätverk mellan dig och arbetsgivare. Där kan du skicka in en arbetsansökan och intresseanmälan till flera olika arbetsgivare. Det medför att Haparandas stad inte tar del av din ansökan eller intresseanmälan förrän du bestämt dig för att skicka in underlag till en av Haparandas stads nämnder eller bolag genom systemet.

Hanteringen ovan innebär därför att Haparandas stads personuppgiftsbehandling påbörjas när ansökan eller intresseanmälan skickas in och inkommer till en nämnd eller ett bolag inom Haparandas stad.

Personuppgiftsansvarig

När du söker ett jobb eller skickar in en intresseanmälan till Haparanda stad gör du detta via rekryteringssystemet Varbi. Haparanda stad blir personuppgiftsansvarig för personuppgifterna i din ansökan eller intresseanmälan när denna är inskickad.

Varbi är personuppgiftsbiträde, vilket innebär att Varbi säkerställer att personuppgifterna hanteras enligt dataskyddsförordningen och enligt instruktioner från personuppgiftsansvarig. När du skapar ett användarkonto i rekryteringssystemet Varbi är det Varbi som är personuppgiftsansvarig för personuppgifterna i ditt användarkonto.

Varför behandlas personuppgifter?

Haparandas stads nämnder och bolag behandlar personuppgifter för att genomföra rekryteringar enligt gällande lagstiftning. För detta ändamål kommer personuppgifter att behandlas vid mottagande av intresseanmälan, arbetsansökan och tillhörande meddelanden. De rättsliga grunderna för rekryteringsprocessen är för att

  • utföra en uppgift av allmänt intresse och berättigat intresse
  • fullgöra ett avtal eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås
  • och fullgörande av rättslig förpliktelse.

Personuppgifter som skickas in till nämnd eller bolag kommer inte att användas i annat syfte än för att genomföra rekryteringar. Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till nämnd eller bolag kan bli allmänna handlingar och att de då kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen.

Vilka personuppgifter behandlas?

De personuppgifter som behandlas är de du skickat in såsom följande:

  • Namn (för och efternamn)
  • Adressuppgifter
  • Kontaktuppgifter (telefon och e-post)
  • CV-uppgifter (Tidigare anställningar och utbildningar, Anställningsförhållanden, Referenser)
  • Personligt brev

För att endast personuppgifter som är relevanta och inte för omfattande i förhållande till personuppgiftsbehandlingens ändamål ska behandlas ber vi dig initialt i rekryteringsprocessen att inte dela känsliga personuppgifter, såsom exempelvis uppgift om hälsa.

Så delas personuppgifterna

De som tar del av personuppgifterna inom Haparandas stad är anställda eller konsulter hos respektive nämnd och bolag som har till arbetsuppgift att hantera rekryteringar. Även exempelvis registratorer och IT-personal kan förekomma. De kategorier av mottagare som Haparandas stad kan komma att dela personuppgifterna med är andra nämnder inom Haparandas stad, upphandlade leverantörer, såsom exempelvis rekryteringsföretag, extern IT-leverantör och andra personuppgiftsbiträden.

Så lagras dina personuppgifter

Haparandas stad iakttar principen om lagringsminimering. Det innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar. När Haparandas stad mottagit personuppgifter från dig vid rekrytering raderas dina personuppgifter inkomna till Haparandas stad efter 24 månader. För de som erhållit en tjänst bevaras inkomna ansökningshandlingar enlig Haparanda stads dokumenthanteringsplan.

Haparandas stad kan inte påverka när ditt användarkonto raderas i Varbis rekryteringsverktyg, detta är en hantering som du styr i rekryteringsverktyget tillsammans med Varbi.

Kontakt och synpunkter

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda kommuns dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

Valnämnden i Haparandas stad är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår verksamhet.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra uppgifter som ansvariga för att anordna allmänna val och folkomröstningar. Vi strävar efter att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till ett minimum och att, när vi behandlar dina personuppgifter, värnar om din personliga integritet.

Varje personuppgiftsbehandling behöver stödjas på en så kallad rättslig grund. De rättsliga grunder som kan bli aktuella för valnämndens personuppgiftsbehandlingar är främst:

  • allmänt intresse
  • rättslig förpliktelse

Exempel på personuppgifter som valnämnden behandlar är:

  • namn
  • personnummer
  • adress
  • telefonnummer
  • e-postadress

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Syftet med behandlingen är att kunna administrera uppdraget som arvoderad röst­mottagare samt göra uppföljningar av arbetet i vallokaler. Rättslig grund är att uppfylla avtalsförhållandet mellan dig som uppdragstagare och valnämnden.

Vissa personuppgifter såsom namn och kontaktuppgifter till röstmottagare kan komma att lämnas ut till andra röstmottagare i samband med genomförande av valet för att underlätta planering och schemaläggning i val- och röstningslokaler. Personuppgifter i allmänna handlingar kan komma att lämnas ut i enlighet med reglerna i Offentlighet- och sekretesslagen.

Dina personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att utföra avtalsåtaganden, myndighetsutövning eller rättsliga förpliktelser och så länge det krävs enligt fastställda regler för gallring.

Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Vi kan komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga enligt lag.

De personuppgifter vi behandlar om dig delas även med systemleverantören av vårt administrativa system för röstmottagare. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Vilken information vi samlar in om dig beror på vilka uppgifter du eller någon annan ger till oss. Det beror också på vilka uppgifter vi behöver för att utföra den uppgift som det handlar om. Vi kommer aldrig att samla in eller be dig eller någon annan att lämna mer information om dig till oss än vad vi behöver. Vi kan också komma att inhämta uppgift om folkbokföringsadress från Skatteverket.

Eftersom vi är en myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen. Det betyder att vi har en skyldighet att spara alla skriftliga handlingar som kommer in till oss. Det gäller även handlingar som innehåller personuppgifter och handlingar som innehåller personuppgifter som vi inte har bett om eller ens behöver.

Offentlighetsprincipen innebär att vi också måste lämna ut handlingarna ifall någon vill läsa eller ha en kopia av dem. Undantagna är handlingar som omfattas av sekretess eller som vi får gallra, det vill säga kasta.

Vi behandlar personuppgifter vid

  • handläggning av ärenden, till exempel synpunkter eller klagomål
  • avtal, upphandling och rekrytering
  • personers tjänstgöring som röstmottagare.

Arkivering

Vi är en myndighet och omfattas därför av arkivlagstiftningen. Det påverkar vår möjlighet att radera handlingar som innehåller personuppgifter, även om vi inte längre behöver dem och du inte vill att vi ska behandla dem.

Vad arkiveras?

Arkivlagstiftningen innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Vi är förhindrade att radera offentliga handlingar utan stöd av ett särskilt gallringsbeslut. Det innebär att i princip alla personuppgifter och annan information som finns i offentliga handlingar hos oss, oavsett var uppgifterna kommer ifrån eller vem som har lämnat dem till oss, förr eller senare kommer att arkiveras.

Dina rättigheter

Här redogör vi för de aktuella rättigheter som du som registrerad har mot oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av dokumentet.

Rätt att få tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som vi behandlar och information om hur vi behandlar dem och var de kommer ifrån. Du kan också begära en kopia av de uppgifter som vi har om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktig eller ofullständig information om dig själv rättad. Rätten till rättelse gäller inte uppgifter i offentliga handlingar om det skulle strida mot offentlighetsprincipen.

Rätt att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”)

Du har rätt att i vissa fall begära radering av dina personuppgifter om vi inte längre behöver uppgifterna för det syfte de blev insamlade för.

Rätt till begränsning av behandling och att göra invändningar

Du har rätt att i vissa fall begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om vi inte längre behöver behandla uppgifterna för det syfte de blev insamlade för. Du har också rätt att under vissa omständigheter göra en invändning mot våra behandlingar som grundar sig på myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kontakt och synpunkter

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda kommuns dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

Nämnden är en myndighet och är därför skyldig att ha ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet kontrollerar löpande behandlingen av personuppgifter och kan också fungera som kontaktperson för dig som registrerad.

Valnämnden Dataskyddsombud
E-post: dataskyddsombud@haparanda.se

Vi behöver ditt samtycke för att kunna spara och behandla de personuppgifter du har fyllt i. Du kan läsa mer om hur dina uppgifter behandlas, till exempel den lagliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna kommer sparas och vilka rättigheter du har på: www.haparanda.se Länk till annan webbplats.

Dina personuppgifter behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). Syftet med lagen är att skydda varje enskild individs integritet och stärka individens rättigheter vid behandling av personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas

  • Namn
  • Adress
  • E-postadress
  • Telefonnummer

Ändamålet med behandlingen

Du får återkoppling på din felanmälan om du lämnar dina kontaktuppgifter. Du kan vara anonym men då har vi ingen möjlighet att återkomma till dig med information gällande ditt ärende.

Felanmälningar som innehåller kränkningar, trakasserier, hets mot folkgrupp eller annat nedsättande avslutas utan återkoppling. Felanmälan får heller inte innehålla personuppgifter eller uppgifter som skyddas av GDPR.

Vid handläggningen av ditt ärende registreras och behandlas de personuppgifter som framgår av informationen ovan. Behandlingen sker i det ärendehanteringssystem som verksamheten använder för handläggning av ditt ärende.

Läs mer om behandling av personuppgifter: Personuppgifter och dataskydd i Haparanda stad Länk till annan webbplats.

All skriftlig kommunikation med oss blir allmän handling och kan komma att arkiveras samt lämnas ut till andra i enlighet med offentlighetsprincipen. Personuppgifter kan också komma att behandlas för vetenskapliga och historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål enligt artikel 5.1b GDPR.

Du kan läsa mer om rättigheterna på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats..

Det är viktigt för oss inom socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi ser till att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen följer dataskyddsreglerna. Socialnämnden har även utsett ett dataskyddsombud som granskar att reglerna följs.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig. Det kan till exempel vara ditt personnummer, ditt namn och din adress. Uppgifter om din hälsa och dina besök/kontakter med socialtjänsten och vården är också personuppgifter.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården ska dokumentera när vi handlägger ärenden och utför insatser. Vi dokumenterar de beslut vi fattar, grunderna för besluten och hur vi genomför insatser och åtgärder. Detta gör vi för att få underlag för de beslut vi fattar om insatser till dig och underlag för att vi ska kunna ge dig en god och säker vård. Vi behöver även behandla dina uppgifter för att följa upp och utvärdera dina insatser så att vi kan utveckla och säkra kvaliteten.

Vi behöver behandla personuppgifter för administration av till exempel avgifter och för planering av verksamheten. Därutöver behöver vi också kunna lämna uppgifter vid tillsyn och rapportering till andra myndigheter samt för forskning. Uppgifterna ska också finnas som information till dig själv.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Begreppet behandling av personuppgifter omfattar all hantering som kan ske med personuppgifter, till exempel att samla in uppgifterna, läsa, lagra, gallra, sprida, kopiera eller arkivera dem.

Hur har vi samlat in dina personuppgifter?

I de flesta fall lämnar du själv dina personuppgifter till förvaltningen när du kontaktar oss. Det kan röra sig om en insats du behöver eller du lämnar en synpunkt. Ibland kan personuppgifter inkomma från någon annan än dig. Förvaltningen kan få in personuppgifter från andra myndigheter, nationella register eller folkbokföringen, om du har samtyckt till att uppgifterna hämtas in.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för förvaltningen är rättslig förpliktelse, uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning, avtal eller samtycke.

  • Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Den rättsliga förpliktelsen ska åligga förvaltningen och följa av EU-rätt eller svensk rätt.
  • Behandling av personuppgifter är också tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för förvaltningens verksamhet. Behandlingen av personuppgifter som är nödvändig för att myndigheten ska kunna utföra sin verksamhet sker med stöd av denna rättsliga grund.
  • Behandling av personuppgifter kan vidare ske som ett led i myndighetsutövning. Myndighetsutövningen måste vara fastställd i enlighet med EU-rätt eller svensk rätt.
  • Personuppgifter kan behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Personuppgifter kan också behandlas med stöd av den registrerades samtycke. Samtycke att någon godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne ska vara tydligt och specifikt utformat och ges frivilligt.

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet, sexuell läggning med flera. Sådana uppgifter kräver enligt dataskyddsförordningen extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av sig till oss och fråga. Vi har normalt inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter som du har lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Socialförvaltningarna hanterar bland annat följande ärenden:

  • Försörjningsstöd
  • Missbruksärenden
  • Familjehem och kontaktpersoner
  • Särskilda insatser för barn och unga

Dina uppgifter är skyddade

Socialtjänsten och vårdgivaren har stöd i dataskyddsförordningen och i särskilda nationella lagar och föreskrifter för att behandla dina personuppgifter. Därför behövs, i regel, inget godkännande från dig för att spara uppgifter om dig i journal och i andra system som behövs för ditt ärende eller din vård och omsorg.

Inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården finns regler om sekretess. Bara de med behörighet har tillgång till information om dig. Det kan till exempel vara personal som deltar i handläggningen, vården och omsorgen av dig eller som behöver dina personuppgifter för sitt arbete. De IT-system eller andra system som uppgifterna finns i måste vara säkra.

Hur länge bevarar vi dina personuppgifter?

Huvudregeln är att uppgifter bevaras i fem år efter att ärendet avslutades inom omsorg om äldre och funktionsnedsatta samt inom individ- och familjeomsorgen. Journaler inom hälso- och sjukvården ska bevaras minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in.

Uppgifterna om ett representativt urval av personer ska undantas från gallring, av hänsyn till forskningens behov. Uppgifter om faderskap, föräldraskap och adoption ska också bevaras, likaså uppgifter om barn som varit placerade av socialtjänsten utanför hemmet. Föräldrars avtal om vårdnad, boende och umgänge som godkänts av socialnämnden ska bevaras tills barnet fyllt arton år.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten. Läs mer under rubriken ”Allmänna handlingar och dataskyddsförordningen”.

Nämnden lämnar ibland personuppgifter till andra myndigheter och organisationer och hämtar också i vissa fall in personuppgifter. Vilka uppgifter som lämnas respektive lämnas sker enligt den uppgiftsskyldighet som finns i olika lagar.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som på förvaltningens uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och begära att de rättas

Du har rätt att begära registerutdrag över de uppgifter vi har om dig. Du har rätt att begära att felaktiga uppgifter om dig rättas.

Kontakt och synpunkter

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda stads dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

Samhällsbyggnadsnämnden Haparanda stad är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår verksamhet.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra uppgifter som tillstånds- och tillsynsmyndighet på bland annat miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet och kunna erbjuda medborgare och företag service och information på dessa områden. Vi strävar efter att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till ett minimum och att när vi behandlar dina personuppgifter värnar om din personliga integritet.

Du kan alltid kontakta oss vid frågor om vårt dataskyddsarbete genom att skicka ett e-postmeddelande till kommunen@haparanda.se eller miljo-bygg@haparanda.se

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vilken information vi samlar in om dig beror på vilka uppgifter du eller någon annan ger till oss. Det beror också på vilka uppgifter vi behöver för att utföra den uppgift som det handlar om. Vi kommer aldrig att samla in eller be dig eller någon annan att lämna mer information om dig till oss än vad vi behöver.

Eftersom vi är en myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen. Det betyder att vi har en skyldighet att spara alla skriftliga handlingar som kommer in till oss. Det gäller även handlingar som innehåller personuppgifter och även handlingar som innehåller personuppgifter som vi inte har bett om eller ens behöver. Offentlighetsprincipen innebär att vi också måste lämna ut handlingarna ifall någon vill läsa eller ha en kopia av dem. Undantagna är handlingar som omfattas av sekretess eller som vi får gallra, det vill säga kasta.

Handläggning av ärenden

Information som vi får om dig från andra

För att kunna handlägga ärenden (till exempel för att kunna bekräfta din identitet, för att kontakta dig och kommunicera information, handlingar, och beslut, för att administrera din betalning av vår handläggning av tillsynen eller tillståndet enligt gällande taxa) behandlar nämnden personuppgifter med Laglig grund för behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.

Även när någon annan kontaktar oss med en fråga, ett klagomål, en ansökan eller på något annat sätt kommunicerar med oss i ett ärende kan dina personuppgifter förekomma och bli registrerade. Det kan till exempel handla om att du är en del av det aktuella ärendet, som anhörig, huvudman, motpart eller konsult. Vi kan också inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida, eller upptagna i ett offentligt register och som vi behöver för att kunna utföra en uppgift eller handlägga ett ärende. Dessa uppgifter kan vara

  • person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bilder)
  • betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
  • känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om matförgiftning, allergier, sjukdomstillstånd)
  • övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteckning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet)
  • bilder där du förekommer (till exempel bilder i samband med ett klagomål).

Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss är som huvudregel offentliga. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia.

För att kunna handlägga ett ärende behöver vi oftast dessutom självmant dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

  • andra berörda parter (det vill säga någon som berörs av ditt ärende och som har rätt att se och komma med synpunkter på handlingar som någon annan har skickat in)
  • andra myndigheter eller konsulter (om vi behöver ett utlåtande eller en bedömning av en uppgift för att kunna utreda ärendet)
  • överprövande myndighet (om vårt beslut överklagas av dig eller någon annan).
  • systemförvaltare (om något av nämndens datasystem används för behandlingen)

Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Kontakt och synpunkter

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda stads dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

Nämnden strävar efter att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till ett minimum och vid behandlingen värnar vi om din personliga integritet.

Inom förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem och i grundskolan jobbar kommunen bland annat med köhantering och placering till förskolan, skolpliktsbevakning och betyg inom skolan samt i planerings- och statistiksammanhang.

Vad som registreras

Uppgifter om barn i personregistret

  • namn
  • födelsedatum och personnummer
  • adress
  • foto, film och ljudupptagningar med vårdnadshavarens tillstånd
  • omdömen och betyg, individuella studieplaner
  • modersmål
  • specialkost
  • hälsoinformation
  • närvaro och frånvaro
  • uppgifter om eventuellt behov av särskilt stöd och åtgärdsprogram
  • handläggning av anmäld kränkande behandling
  • tillbud
  • beslut om skolskjuts

Uppgifter om vårdnadshavare i personregistret

  • namn
  • adressuppgifter
  • arbetsplats
  • telefonnummer för vårdnadshavare
  • inkomstuppgifter i det hushåll där barnet är folkbokfört (gäller endast de barn som har barnomsorg).

Familjens inkomstuppgifter är läsbara endast för anställda som jobbar med fakturering av barnomsorgsavgifter. Övriga uppgifter kan bara läsas av den personal som arbetar med personregistret.

Varför behandlas personuppgifter?

Vi är en myndighet och när du till exempel söker förskola, grundskola eller gymnasium, samt fritidshem och annan verksamhet vi ansvarar för, krävs att vi är säkra på att beslut fattas på en rättssäker grund. Och då behöver vi vissa uppgifter från dig.

Också när du lämnar synpunkter, eller har en annan fråga inom vårt ansvarsområde, är det viktigt att rätt uppgifter registreras så att alla frågor behandlas på ett korrekt sätt.

Vissa personuppgifter kan också behöva användas för administration, uppföljning, statistik och kontroll.

Personuppgifter behandlas för att kunna bedriva skolverksamhet på ett bra och säkert sätt, kunna följa skollag och läroplan samt för att kunna tillgodose barnens behov. Det innebär till exempel:

  • Barnens närvaro registreras.
  • Det upprättas listor över de barn som tas med vid utflykter. I händelse av brand eller annan händelse som kan innebära att förskolan eller skolan behöver utrymmas, är det viktigt att veta vilka barn som befinner sig i skolan vid en given tidpunkt.
  • Det upprättas listor över barn för att göra gruppindelningar samt notera vilka barn som deltagit på olika aktiviteter.
  • Verksamheten och barns utveckling och lärande dokumenteras med hjälp av text, bilder, video och ljudinspelningar, tillsammans med barnen. Det utgör ett underlag för verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Dokumentationen publiceras inte externt utan att du har gett ditt samtycke.

Personuppgifterna hämtas från dig som vårdnadshavare.

Allmän handling

Personuppgifter som du lämnar kommer aldrig att användas av oss i annat syfte än för att hantera den fråga du vänt dig till oss med. Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till oss blir allmänna handlingar och att de till stor del kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen.

Rättslig grund för behandlingarna

Haparandas stads personuppgiftsbehandlingar görs i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Grunden kan vara att behandlingen är nödvändig för att staden ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i nämndernas myndighetsutövning. Uppgift av allmänt intresse grundar sig på skollagen samt förskolans och skolans läroplan.

Av skollagen framgår bland annat att förskolan och skolan har skyldighet att dokumentera behov av särskilt stöd samt utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling. Skolan ska erbjuda modersmålsundervisning till elever som har rätt till det.

Så delas personuppgifterna

De personuppgifter som förskolan behandlar kan komma att lämnas till skolan när barnet slutar förskolan. De personuppgifter som grundskolan kan komma att lämnas till gymnasieskolan när barnet blir antagen. Det sker i så fall med vårdnadshavares samtycke. Uppgifterna lämnas för att få en bra övergång för barnet eller eleven mellan verksamheterna.

Personuppgifter kan även komma att delas med en annan avdelning inom Haparandas stad. Vi kan även komma att dela personuppgifter med en tredje part. Det gör vi om vi måste enligt lag.

Behandling av personuppgifter i samband med kamerabevakning

För att skolan ska få behandla personuppgifter krävs att det finns en rättslig grund för behandlingen. Behandlingen av personuppgifterna sker i detta fall med stöd av lagen om kameraövervakning och dataskyddslagstiftning.

Skolan har rätt att bedriva kamerabevakningen. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att bedriva kamerabevakning för att förebygga och dokumentera

  • brott
  • inbrott
  • vandalisering
  • skadegörelse
  • hot och våld
  • kränkningar inom skolans verksamhet

Barn och ungdomsnämnden är personuppgiftsansvarig för samtliga behandlingar inom nämndens område och respektive skola ansvarar för att följa de riktlinjer som finns framtagna för dataskyddsförordningen och informationssäkerhet.

Lagring av personuppgifter

Inspelat material får bevaras i högst 72 timmar efter inspelningstillfället, såvida inte det innan dess har överlämnats till domstol, polis- eller åklagarmyndighet på grund av misstanke om brott. Materialet får enbart spelas upp vid misstanke om brott och inga fler än de personer som behövs för att kamerabevakningen ska kunna bedrivas får tillgång till bilderna.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om hur barn och ungdomsnämnden behandlar dina personuppgifter. Du har även rätt att begära rättelse och radering av dina personuppgifter. Du har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten för behandling av personuppgifter. Tillsynsmyndighet är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakt och synpunkter

Har du synpunkter eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta oss eller Haparanda stads dataskyddsombud som utreder det inträffade och ser till att eventuella fel åtgärdas.
Känner du dig ändå inte nöjd eller inte kan eller vill kontakta dem som du tycker har gjort fel så kan du alltid lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Besök Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats. för mer information om hur du gör för att lämna klagomål.

När du anmäler dig som bostadssökande i bostadskön lämnar du personuppgifter som lagras i Haparandabostäders databas. Du är ansvarig för att de personuppgifter du lämnar till oss är korrekta. I samband med registreringen ger du oss också ett samtycke att registrera, behandla och lagra dina personuppgifter för avsett ändamål.

Haparandabostäder lyder under offentlighetsprincipen, vilket innebär att alla dokument som är offentlig handling diarieförs och gallras enligt gällande regler.

Läs mer på Haparandabostäders webbplats Länk till annan webbplats.

Senast uppdaterad: